Содержание:
- Правовая база
- Требования к поставщикам
- Сопроводительные документы
- Порядок приемки товаров
- Журналы учета поступления товара в аптеку
Аптечные организации реализуют лекарственные препараты, продукцию диетпитания, медицинские приборы и материалы, БАДы, лечебную косметику, дезинфицирующие и гигиенические средства. Учет поступления товаров в аптеку необходим не только для мониторинга эффективности финансовой деятельности, но и для уплаты налогов.
Правовая база
Закупка, движение фармпродукции в аптеках регламентируются следующими законодательными документами:
- Федеральный закон № 61-ФЗ об обращении лекарственных препаратов.
- Приказ Минздрава № 647н о правилах аптечной практики ЛС.
- Приказ МЗ № 80 о правилах реализации медикаментов и требованиях к организации их приемки.
- Федеральный закон № 425-ФЗ об обязательной маркировке лекарств.
«Академия профессиональных стандартов» проводит курсы для фармацевтов в рамках повышения квалификации и переподготовки. Во время обучения вы получите знания об актуальных законах, регулирующих работу с препаратами. Опытные преподаватели расскажут о нюансах, которые следует учитывать при заказе товаров и оформлении документации. Очно-заочные занятия не требуют отрыва от профессиональной деятельности.
Требования к поставщикам
Аптека закупает товары у посредников-оптовиков, у предприятия-изготовителя или получает продукцию с основного склада аптечной сети. Поставщик должен иметь соответствующую лицензию. Организация розничной торговли заключает с оптовым реализатором договор купли-продажи, в котором оговариваются:
- ассортимент, качество продукции и сроки его доставки;
- порядок и сроки оплаты;
- распределение расходов на транспортировку между поставщиком и аптекой;
- варианты взаимодействия в случае форс-мажорных ситуаций, например повреждения товара при перевозке;
- возмещение ущерба при нарушении договора.
Как правило, товары по аптекам развозит экспедитор – сотрудник оптовой компании. При этом ответственность за укомплектованность и целостность фармпродукции несет поставщик. Другой вариант – представитель аптеки закупается непосредственно на складе производителя. Если фирма расположена в другом городе или стране, прибегают к посредническим услугам транспортных компаний, которые отвечают за своевременность доставки и сохранность продукции.
Сопроводительные документы
Вместе с товаром поставщик обязан предоставить:
- расчетный счет;
- товарную накладную по форме ТОРГ-12 в двух экземплярах;
- счет-фактуру, которая регистрируется в бухгалтерской книге покупок;
- протокол согласования цен для обоснования конечной стоимости жизненно необходимых препаратов;
- сертификаты и другую документацию, подтверждающую качество продукции.
В документах отражены наименование, форма, доза, количество и закупочная цена каждого товара, серия и номер партии, дата и время отгрузки и реквизиты поставщика – название фирмы, адрес. БАДы не относятся к лекарственным препаратам, вместо сертификата качества к ним прилагается свидетельство о госрегистрации. Парфюмерно-косметическая продукция должна соответствовать требованиям безопасности.
Порядок приемки товаров
Прием товара в аптеке осуществляет материально ответственное лицо в отдельном помещении или зоне. Руководитель организации выписывает на работника доверенность с указанием срока ее действия. Согласно приказу Минздрава № 214 ответственное лицо в присутствии экспедитора проводит приемочный контроль, оценивая:
- укомплектованность заказа;
- количество и визуальное качество товара – целостность упаковки, срок действия, маркировку, цвет и запах;
- правильность оформления сопутствующей документации;
- наличие деклараций и сертификатов качества.
Товар принимается поштучно. Если поставщик доставил продукцию в опломбированных мешках или коробках, прием осуществляется без вскрытия тары по количеству мест и весу брутто. В этом случае ответственный за товарно-материальные ценности делает соответствующую пометку в счете-фактуре. При сомнении в целостности и комплектации заказа представитель аптеки вправе вскрыть тару.
На что следует обратить внимание:
- У продукции с пульверизаторами допускается проверка исправности распылителей.
- Вакцины и иммуноглобулины доставляются в термоконтейнерах. При их распаковке представитель аптеки делает контрольные замеры температуры.
- НС и ПВ доставляются в опечатанной таре с печатью. Приемщик должен убедиться, что транспортировочная упаковка не вскрыта, и сверить номера печатей.
- Если в счете-фактуре выявлено несоответствие указанных цен прейскуранту, аптека не реализует товар, пока поставщик не предоставит исправительное письмо.
При выявлении брака или недостачи комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве/качестве принятого товара по форме ТОРГ-2 для российской продукции (3 экз.) и ТОРГ-3 – для импортной (5 экз.). На его основании аптека предъявляет претензию к поставщику для дальнейшего урегулирования финансового вопроса.
В редких случаях товар доставляют раньше предоставления счета-фактуры. Комиссия, состоящая из сотрудников аптеки и незаинтересованных лиц, составляет акт приема без сопроводительного счета в двух экземплярах, один из которых прикрепляется к месячному отчету. Продукция не поступает в продажу до прихода документа от поставщика.
После проверки ответственное лицо заполняет бланк акта приемки товара, подписывает накладные, ставит штамп по форме № 1-АП или печать организации на всех сопроводительных документах.
Журналы учета поступления товара в аптеку
Поступление продукции фиксируют с указанием поставщика, даты прихода, названия и количества товара на бумажных или электронных носителях. К таким документам относится:
- Журнал регистрации поступивших товаров по форме № 5-АП с указанием каждого счета-фактуры, группы продукции (лекарственные средства, парафармация и т. д.) и выявленных несоответствий.
- Журнал регистрации НС и ПВ.
- Журнал регистрации препаратов, подлежащих ПКУ по форме № 10-АП.
- Журнал учета препаратов с ограниченным сроком действия.
- Товарный отчет по форме № 25-АП в двух экземплярах, который составляет заведующий аптекой.
Учет поступления товара в аптеку защищает покупателей от некачественных и контрафактных фармацевтических средств, а саму организацию – от крупных штрафов и отзыва лицензии. Многие организации пользуются специальными программами, в которых можно сканировать продукцию, проверять номера партий и сверять цены, а также подписывать электронную документацию. Благодаря компьютерным технологиям процесс приемки товара занимает минимум времени и практически исключает ошибки.
